Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Ripa Service Oy (Y-tunnus 2881424-1), jäljempänä "Välittäjätori".
Kempeleentie 5, 90400 Oulu
Yhteystiedot tietosuoja-asioissa: info@valittajatori.fi

Emme ole nimenneet erillistä tietosuojavastaavaa, koska se ei ole toiminnan laajuuden vuoksi lakisääteisesti pakollista. Rekisterinpitäjä vastaa tietosuoja-asioista yllä olevan yhteystiedon kautta.

2. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Tiedot saadaan pääosin suoraan rekisteröidyltä itseltään lomakkeiden täyttämisen yhteydessä. Emme osta tietoja emmekä hanki niitä kaupallisilta listantoimittajilta. Kahdessa kohdassa tieto tulee muualta, ja ne kerrotaan alla.

Ensimmäinen poikkeus: välittäjän ilmoittama Y-tunnus tarkistetaan Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä julkisesta kaupparekisteristä, ja tallennamme sieltä yrityksen virallisen toiminimen. Toiminimi on yritystieto, mutta yksityisen elinkeinonharjoittajan kohdalla se voi sisältää henkilön nimen. Käsittelyn peruste on sama kuin muillakin välittäjän tiedoilla (sopimuksen täytäntöönpano), ja tarkoitus on varmistaa että laskutettava yritys on todellinen.

Toinen poikkeus - välittäjien yhteystiedot markkinointia varten: kerromme palvelusta kiinteistönvälittäjille, jotka eivät vielä ole käyttäjiämme. Yhteystiedot on kerätty julkisista lähteistä: välitysliikkeiden omilta verkkosivuilta sekä Suomen Kiinteistönvälittäjät ry:n (SKVL) julkisesta jäsenrekisteristä. Kyse on ammatillisista yhteystiedoista, jotka välittäjä tai hänen työnantajansa on itse julkaissut liiketoimintaa varten.

Tallennamme tällöin vain sähköpostiosoitteen sekä nimen, välitysliikkeen ja paikkakunnan siltä osin kuin ne olivat samassa julkisessa lähteessä. Tietoja ei luovuteta kenellekään eikä yhdistetä muihin rekistereihin.

Väärinkäytösten esto: yhteydenoton yhteydessä tallennetaan IP-osoitteesta laskettu tiiviste, jolla tunnistetaan lyhyessä ajassa toistuvat lähetykset. Itse IP-osoitetta ei tallenneta, eikä tiivisteestä voi palata osoitteeseen. Tiiviste poistetaan 30 vuorokauden kuluttua.

Asunnon myyjät ("Pyydä tarjous" -lomake): nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asunnon osoite ja muut kohteen tiedot (asuntotyyppi, koko, huoneluku, kunto, rakennusvuosi, myyntiaikataulu, vapaaehtoinen lisäkuvaus).

Välittäjät (rekisteröityneet käyttäjät): yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutustiedot (laskutustapa, laskutussähköposti tai verkkolaskuosoite sekä tieto siitä onko laskutussähköposti vahvistettu), kaupparekisterin mukainen toiminimi, kattamat postinumerot, vastaanotettavien kohteiden rajaukset (kohdetyypit ja myyntiaikataulut), kuukausikiintiö, kutsulinkkitunnus, kirjautumistunnukset sekä vapaaehtoinen profiilikuva ja yrityksen logo.

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Myyjän tiedot: käsitellään myyjän antaman suostumuksen perusteella (GDPR 6 art. 1 a-kohta), jonka myyjä antaa lomakkeen suostumusvalinnalla. Tarkoituksena on välittää myyjän tiedot alueen kiinteistönvälittäjille tarjouksen tekemistä varten.

Välittäjän tiedot: käsitellään välittäjän ja Välittäjätorin välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (GDPR 6 art. 1 b-kohta) sekä laskutusvelvoitteiden täyttämiseksi (6 art. 1 c-kohta, kirjanpitolainsäädäntö).

Välittäjien yhteystiedot markkinointia varten: käsittely perustuu oikeutettuun etuun (GDPR 6 art. 1 f-kohta), joka on uuden palvelun esitteleminen sen oman alan ammattilaisille. Peruste ei ole suostumus. Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 202 § sallii suoramarkkinoinnin yhteisölle ilman ennakkosuostumusta.

Punninnassa on otettu huomioon, että viesti koskee vastaanottajan omaa toimialaa, se lähetetään työkäyttöön julkaistuun osoitteeseen, se ei sisällä arkaluonteisia tietoja ja kieltäytyminen on tehty mahdolliseksi. Voit milloin tahansa kieltää markkinoinnin ilmoittamalla siitä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Kielto on ehdoton: emme punnitse sitä vastaan mitään, vaan lopetamme viestit heti.

4. Automaattinen liidien jako

Osa liideistä ohjataan automaattisesti painotetulla arvonnalla niiden kuukausikiintiön asettaneiden välittäjien kesken, jotka kattavat myyjän ilmoittaman postinumeron. Arvonnassa painottuu se, kuinka paljon välittäjä on jäljessä omasta kuukausikiintiöstään. Tämä on liiketoiminnallinen jakosääntö, ei myyjää koskeva oikeusvaikutuksia aiheuttava automaattinen päätöksenteko GDPR 22 artiklan tarkoittamalla tavalla, sillä myyjä saa aina yhteydenottoja vain oikeilta, palvelua käyttäviltä välittäjiltä.

5. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Myyjän tiedot näytetään niille alueen kiinteistönvälittäjille, joiden kattama alue sisältää myyjän ilmoittaman postinumeron. Emme luovuta tietoja muille kolmansille osapuolille markkinointi- tai mainontatarkoituksiin, emmekä myy tietoja.

Yhteystiedot luovutetaan portaittain. Ennen kuin välittäjä ottaa yhteydenoton vastaan, hän näkee kohteen tiedot ilman yhteystietoja: asuntotyypin, koon, paikkakunnan, postinumeron, kadunnimen ilman talon numeroa, myyntiaikataulun sekä myyjän ilmoittamat vapaaehtoiset tiedot. Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarkka osoite näytetään vasta yhteydenoton vastaanottaneelle välittäjälle.

Käytämme seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä palvelun toteuttamiseksi, kunkin omien käyttöehtojen ja tietosuojakäytäntöjen mukaisesti:

• Supabase (tietokanta ja käyttäjätunnistus)
• Vercel (sivuston isännöinti, palvelinajo ja evästeetön kävijämäärien seuranta)
• Cloudflare (bottien ja väärinkäytösten esto lomakkeella)
• Resend (palvelun automaattiviestit: liidi-ilmoitukset välittäjille, laskutusosoitteen vahvistuskoodit sekä ylläpidon ilmoitukset)
• Patentti- ja rekisterihallitus / YTJ-avoindata (yrityshaku välittäjän Y-tunnuksen täyttämiseksi sekä ilmoitetun Y-tunnuksen tarkistus). Kyseessä on julkinen rekisteri, josta haemme tietoa - emme luovuta sinne mitään. Myyjien tietoja ei käsitellä tässä yhteydessä lainkaan.
• Accountor Finago (Procountor) – välittäjien laskutus ja kirjanpito. Laskulle siirtyvät välitysliikkeen nimi, Y-tunnus, laskutusosoite ja laskutussähköposti. Asunnon myyjien tietoja ei siirretä: laskurivillä näkyy vain kohteen tyyppi, paikkakunta ja toimituspäivä.

6. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötiedot tallennetaan ja käsitellään EU:n alueella, Irlannissa. Tietokanta ja käyttäjätunnistus (Supabase) sijaitsevat AWS:n eu-west-1-alueella Irlannissa, ja palvelinkoodi (Vercel) ajetaan samassa maassa. Myyjien ja välittäjien tiedot eivät siis siirry EU/ETA-alueen ulkopuolelle osana palvelun tavanomaista toimintaa.

Osa aputoiminnoista on yhdysvaltalaisten yritysten tarjoamia, ja ne voivat käsitellä niille välitettyä tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolella:

• Cloudflare (lomakkeen bottisuojaus) käsittelee tarkistuksen yhteydessä lähettäjän IP-osoitetta maailmanlaajuisessa verkossaan.
• Resend (automaattiviestien lähetys) käsittelee viestien vastaanottajatiedot ja sisällön.
• Vercel (kävijämäärien seuranta) käsittelee koostettuja käyntitietoja. Mittaus on evästeetön eikä siinä tallenneta IP-osoitetta tai tunnistetietoja.

Näiden osalta siirto perustuu kunkin palveluntarjoajan kanssa tehtyyn tietojenkäsittelysopimukseen, joka sisältää Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (SCC).

Kirjanpidon ja laskutuksen osalta tiedot käsitellään Suomessa (Accountor Finago / Procountor).

7. Tietojen säilytysaika

Myyjän yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti ja osoite), vapaamuotoiset lisätiedot, välittäjien yhteydenottoon kirjaamat muistiinpanot sekä lähettäjän tunnistetiiviste poistetaan 12 kuukauden kuluttua lomakkeen lähettämisestä. Tämän jälkeen yhteydenotosta säilyy vain tieto, josta myyjää ei voi tunnistaa (yhteydenoton numero, kohteen tyyppi ja koko, kaupunki, postinumero ja päivämäärät). Sitä käytetään laskutuksen täsmäyttämiseen ja tilastointiin. Poisto tehdään automaattisesti päivittäin ajettavassa tehtävässä, ei erillisestä pyynnöstä.

Jos poistamme yhteydenoton asiattomana, se piilotetaan heti kaikilta välittäjiltä. Yhteystiedot poistuvat samassa aikataulussa kuin muistakin yhteydenotoista.

Välittäjän tiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on voimassa. Laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta sen vuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi). Laskuilla ei ole myyjien henkilötietoja.

Markkinointia varten kerätyt välittäjien yhteystiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua keräämisestä, jos välittäjä ei ole sinä aikana rekisteröitynyt palveluun.

Jos kiellät markkinoinnin, sähköpostiosoitteesi siirretään kieltolistalle eikä sitä poisteta. Se on tahallista: pelkkä poisto tarkoittaisi, että sama julkisesti saatavilla oleva osoite päätyisi listalle uudelleen seuraavalla keräyskerralla. Kieltolistalla säilytetään vain sähköpostiosoite ja kiellon päivämäärä, eikä sitä käytetä mihinkään muuhun kuin yhteydenottojen estämiseen. Jos haluat myös kieltolistamerkinnän poistettavaksi, teemme sen pyynnöstä.

8. Tietoturva

Tietoja säilytetään pääsynhallinnalla suojatussa tietokannassa. Yhteydet sivustolle on suojattu salatulla (HTTPS) yhteydellä. Käyttöoikeudet on rajattu siten, että vain kirjautunut välittäjä näkee omat vastaanottamansa liidit, ja käsittelyoikeuksia laajempi pääsy on rajattu palvelun ylläpitoon.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaisesti oikeus:

• tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu
• pyytää virheellisen tiedon korjaamista
• pyytää tietojesi poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
• pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
• vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun
• kieltää suoramarkkinoinnin - tämä oikeus on ehdoton eikä sitä punnita mitään vastaan
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (tietojen siirrettävyys), kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa

Näiden oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Vastaamme pyyntöihin GDPR:n edellyttämässä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Jos koet, ettei tietojasi ole käsitelty asianmukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

10. Evästeet

Sivuston käyttämistä evästeistä kerrotaan erikseen evästesivulla.

11. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai palvelun kehittyessä. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan sivustolla.